Depuis le 16 mars 2026, tout employeur français a l'obligation de déclarer au Passeport de prévention les formations en santé et sécurité au travail dispensées en interne à ses salariés. L'amende en cas de manquement atteint 10 000 € par salarié concerné, et sera portée à 30 000 € et un an d'emprisonnement en cas de récidive. Le 1er octobre 2026, cette obligation s'étendra à la totalité des formations SST, y compris celles confiées à des organismes de formation externes.
Ce satellite du guide des obligations légales de la formation en entreprise se concentre sur un seul sujet : comment, concrètement, un DRH ou un Responsable formation doit organiser la déclaration de ses formations au Passeport de prévention en 2026. Il couvre le calendrier exact par type de formation, les quatre catégories à déclarer, la procédure pas à pas sur Net-entreprises, les sanctions, et les bonnes pratiques pour préparer votre organisation sans subir.
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Le Passeport de prévention est un service numérique officiel créé par la loi du 2 août 2021 relative au renforcement de la prévention en santé au travail. Son objectif est de centraliser, pour chaque travailleur, l'ensemble des attestations, certificats et diplômes obtenus au titre des formations en santé et sécurité au travail. Il s'agit d'un outil porté conjointement par le ministère du Travail, la Caisse des Dépôts, et la plateforme Net-entreprises.
Trois catégories d'acteurs sont concernées par le dispositif.
Les employeurs déclarent les formations qu'ils dispensent en interne à leurs salariés via leur académie d'entreprise ou des formateurs internes. Toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille, dès lors qu'elles forment leurs salariés en matière de santé et sécurité.
Les organismes de formation déclarent toutes les formations SST dispensées à leurs stagiaires, qu'ils soient salariés d'une entreprise cliente ou demandeurs d'emploi. Cette obligation est en vigueur depuis le 28 avril 2025.
Les travailleurs et demandeurs d'emploi consultent et partagent leur Passeport à compter du quatrième trimestre 2026. Ils peuvent notamment le transmettre à un nouvel employeur lors d'un recrutement, ce qui facilite la vérification des compétences sécurité requises pour un poste.
Pour un DRH, la logique est simple : tout ce qui se forme en interne pour de la sécurité doit être déclaré côté employeur. Tout ce qui passe par un organisme externe est déclaré par l'organisme, mais l'employeur reste responsable du contrôle de cohérence.
« La problématique, nous, c'est qu'on est confronté à la perte et reprise de sites, et donc perte et reprise de personnel. Et on doit donner un certain nombre d'éléments, les formations qui sont faites par les salariés. L'idée, c'est de faire sur la logique d'un passeport : toutes les formations réalisées, qu'elles soient obligatoires ou pas obligatoires. »
Séverine L., Responsable formation, Groupe de restauration collective multi-sites
Le déploiement du Passeport de prévention s'étale sur dix-huit mois et repose sur trois jalons employeur à connaître.
28 avril 2025, ouverture de l'espace organisme de formation. Les prestataires externes (CNPP, Apave, Bureau Veritas, Afnor Compétences, etc.) déclarent depuis cette date les formations SST dispensées. Pour un DRH, cela signifie que les formations achetées en externe sont déjà tracées dans le système, même si vos salariés n'ont pas encore de visibilité sur leur propre Passeport.
16 mars 2026, ouverture de l'espace employeur. Depuis cette date, les entreprises peuvent et doivent déclarer les formations SST dispensées en interne à leurs salariés. L'obligation porte sur les formations des catégories 1 et 2 (voir section suivante), c'est-à-dire les formations réglementaires encadrées et les formations à autorisation de l'employeur. Un délai de neuf mois après la fin du trimestre de la formation est accordé pour déclarer pendant la période transitoire.
1er octobre 2026, extension à l'ensemble des formations SST. À cette date, l'obligation couvre les quatre catégories de formations SST, y compris les formations non réglementées (catégories 3 et 4). Une fonctionnalité d'import en masse par fichier sera accessible depuis le 9 juillet 2026, ce qui permet d'envisager une intégration de vos exports TMS vers Net-entreprises.
Quatrième trimestre 2026, ouverture aux travailleurs. Les salariés et demandeurs d'emploi pourront consulter leur Passeport, télécharger leurs attestations, et le partager avec un employeur ou un recruteur. C'est la phase où les données deviennent publiques pour les personnes concernées, ce qui rend la fiabilité des déclarations employeur particulièrement critique.
Après le 31 décembre 2026, régime de croisière. Le délai de déclaration passera de neuf mois à six mois après la fin du trimestre. Les employeurs qui n'auront pas mis en place un processus structuré pendant la période transitoire devront s'adapter en cours d'année 2027 sans marge de manœuvre.
Le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 a précisé le périmètre des formations concernées par le Passeport de prévention, en les répartissant en quatre catégories distinctes. Le simulateur officiel disponible sur le site du ministère du Travail permet de vérifier si une formation précise entre ou non dans le périmètre.
Catégorie 1 : formations obligatoires entièrement encadrées par un texte. Sont concernées les formations dont le contenu, la durée, les modalités d'évaluation et les conditions de renouvellement sont tous définis par la réglementation. Exemples typiques : formation amiante sous-section 3 et 4 (articles R.4412-117 à R.4412-145 du Code du travail), formation à la radioprotection, formation au conseiller à la prévention hyperbare (CPH), formation aux risques biologiques pour les travailleurs exposés.
Catégorie 2 : formations pour postes nécessitant une autorisation ou habilitation de l'employeur. Le contenu est souvent encadré par une norme, mais la décision d'habilitation revient à l'employeur. Exemples : habilitation électrique (norme NF C 18-510), CACES pour la conduite d'engins (recommandations R482, R483, R484, R485, R486, R487, R489, R490), AIPR (autorisation d'intervention à proximité des réseaux), autorisation de conduite de chariots automoteurs.
Catégorie 3 : formations avec objectif spécifique prévu par la réglementation. Ces formations poursuivent un objectif cadré par un texte, sans contenu pédagogique entièrement défini. Exemples : formation sauveteur secouriste du travail (SST) et son maintien et actualisation des compétences (MAC) tous les deux ans, formation guide-file et serre-file, formation gestes et postures, formation à l'évacuation incendie.
Catégorie 4 : formations au titre de l'obligation générale de prévention. Elles répondent à l'obligation générale de l'employeur (article L.4121-1 du Code du travail) sans être spécifiquement encadrées par un autre texte. L'employeur en définit librement le contenu. Exemples : prévention des risques psychosociaux (RPS), prévention des troubles musculo-squelettiques (TMS), formations à l'accueil sécurité sur site, sensibilisations au risque routier pour les forces de vente.
Pour un DRH qui pilote un catalogue de plusieurs centaines de formations, le réflexe à adopter est le suivant : pour chaque formation du catalogue interne, se poser la question « cette formation traite-t-elle d'un risque professionnel ou d'un sujet SST ? ». Si oui, elle entre probablement dans le Passeport. Le simulateur officiel permet ensuite de confirmer la catégorie et les éléments à déclarer.
La déclaration d'une formation au Passeport de prévention suit une procédure en cinq étapes, accessibles depuis le portail Net-entreprises.
Étape 1 : authentification sur Net-entreprises. L'employeur utilise les identifiants existants de son compte Net-entreprises (ceux utilisés pour la DSN, les déclarations Urssaf ou la DOETH). Aucune création de compte supplémentaire n'est nécessaire. Le gestionnaire Net-entreprises de l'entreprise doit préalablement activer le service « Passeport de prévention » dans les habilitations de son compte.
Étape 2 : sélection du déclarant et du type de déclaration. L'utilisateur choisit s'il déclare en qualité d'employeur (formations dispensées en interne) ou en qualité d'organisme de formation (si l'entreprise dispose d'un NDA et forme des tiers). Les deux périmètres sont strictement disjoints et nécessitent deux déclarations séparées.
Étape 3 : renseignement de la formation. Pour chaque formation dispensée, les informations suivantes sont attendues : intitulé exact, catégorie (1, 2, 3 ou 4), date de début et date de fin, durée effective en heures, lieu (présentiel, distanciel ou mixte), organisme dispensateur (entreprise elle-même ou formateur interne désigné), contenu pédagogique synthétique.
Étape 4 : renseignement des participants. L'employeur identifie chaque salarié formé via son numéro de sécurité sociale (NIR), nom, prénom et date de naissance. Le NIR est la clé d'identification retenue par le dispositif pour garantir l'unicité du Passeport par personne. Pour chaque participant, l'employeur indique le résultat de la formation : suivi avec succès, suivi sans validation, ou abandon.
Étape 5 : validation et attestation. Une fois la déclaration validée, chaque salarié concerné voit automatiquement apparaître l'information dans son Passeport personnel au moment de l'ouverture aux travailleurs (quatrième trimestre 2026). L'employeur reçoit un accusé de déclaration horodaté, à conserver pendant cinq ans au titre des preuves formation.
Déclaration unitaire ou import en masse. Jusqu'au 9 juillet 2026, seule la déclaration unitaire (formation par formation, participant par participant) est disponible. À compter de cette date, un format d'import de fichier permettra de déclarer en masse plusieurs formations et participants en une seule opération, ce qui ouvre la voie à une intégration native depuis un TMS.
« Tout ce qui va se jouer sur Net-entreprises Passeport prévention, comment donner à nos fournisseurs les numéros de Sécu, est-ce qu'on fait sur un moyen détourné, est-ce que c'est quelque chose que le service formation peut avoir. Tous les six mois ils nous pondent un nouveau truc sur Net-entreprises. Voilà, donc pas se retrouver avec un grand retard, alors qu'on aura fini le développement. »
Un Responsable SI RH, Distributeur multimarques multi-sites
L'absence de déclaration, la déclaration incomplète ou la déclaration tardive exposent l'employeur à trois niveaux de risque distincts.
Sanction administrative directe. L'amende encourue est de 10 000 € par salarié concerné pour un premier manquement, portée à 30 000 € par salarié et un an d'emprisonnement en cas de récidive. Le calcul s'effectue par salarié et par formation non déclarée, ce qui peut rapidement représenter des sommes considérables pour une entreprise de taille intermédiaire comptant plusieurs centaines de formations SST annuelles.
Fragilisation en cas d'accident du travail. Au-delà de l'amende, l'absence de déclaration Passeport affaiblit la position de l'employeur en cas d'accident ou de maladie professionnelle. Démontrer que le salarié avait bien suivi les formations sécurité requises devient nettement plus difficile sans déclaration centralisée, ce qui ouvre la voie à la reconnaissance d'une faute inexcusable de l'employeur avec les conséquences financières que cela implique.
Risque de contrôle Urssaf renforcé. Les écarts entre les déclarations Passeport et les déclarations Opco ou les justificatifs demandés en cas de contrôle Urssaf peuvent déclencher des contrôles approfondis. La non-déclaration devient un signal faible qui incite les contrôleurs à creuser l'ensemble des obligations formation de l'entreprise.
Ces sanctions n'ont pas vocation à être automatiques : les premiers mois qui suivent le 16 mars 2026 seront une phase d'appropriation, pendant laquelle l'administration a annoncé une tolérance relative pour les entreprises qui démontrent une démarche de mise en conformité. Passée la période transitoire (31 décembre 2026), la tolérance disparaîtra et les contrôles pourront s'enclencher au fil de l'eau.
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Faut-il un compte spécifique pour déclarer au Passeport de prévention ?
Non. La déclaration s'effectue via les identifiants Net-entreprises existants, ceux que vous utilisez déjà pour la DSN et les déclarations Urssaf. Il suffit d'activer le service « Passeport de prévention » dans les habilitations de votre compte Net-entreprises, ce qui prend quelques minutes. Aucune démarche de création de nouveau compte n'est nécessaire.
Que se passe-t-il si un salarié refuse de communiquer son NIR ?
Le NIR est la clé d'identification obligatoire pour le Passeport de prévention. Sa collecte par l'employeur dans le cadre de la relation de travail est prévue par le Code du travail et ne peut pas être refusée par le salarié. Si votre SIRH ne contient pas les NIR à jour, vous pouvez les récupérer via une campagne de mise à jour pilotée par le service RH, en expliquant le contexte réglementaire.
Une entreprise qui ne forme qu'en externe est-elle concernée par la déclaration employeur ?
Non, pas directement. Si toutes vos formations SST sont dispensées par des organismes de formation externes, ce sont eux qui déclarent. Vous restez toutefois responsable de la vérification de la cohérence des déclarations pour vos salariés, et de la conservation des justificatifs en cas de contrôle. Dès qu'une formation SST est dispensée en interne, même ponctuellement, la déclaration employeur devient obligatoire.
Comment déclarer une formation suivie en 2024 ou 2025 avant l'ouverture du service ?
Le dispositif n'impose pas de rétroactivité généralisée. Les formations antérieures à l'ouverture de l'espace employeur (16 mars 2026) ne sont pas obligatoirement à déclarer. En revanche, pour les formations terminées au premier trimestre 2026, l'obligation de déclaration dans les neuf mois s'applique (soit avant le 31 décembre 2026). Certaines entreprises choisissent de déclarer volontairement l'historique des deux dernières années pour enrichir le Passeport de leurs salariés, mais ce n'est pas une obligation.
Quels sont les délais de déclaration applicables en 2026 ?
Pendant la période transitoire, le délai est de neuf mois après la fin du trimestre au cours duquel la formation s'est achevée. Par exemple, une formation terminée en avril 2026 (deuxième trimestre) doit être déclarée avant le 31 mars 2027. À partir du 1er janvier 2027, le délai sera réduit à six mois.
Le Passeport remplace-t-il les attestations de formation ?
Non, les attestations restent obligatoires. Le Passeport de prévention centralise l'information, mais les attestations individuelles, feuilles d'émargement et certificats conservent leur valeur probante. L'employeur doit toujours conserver ces documents pendant cinq ans (dix ans pour les formations de sécurité relevant de risques à effet différé).
Que faire en cas d'erreur de déclaration ?
Le service Net-entreprises permet de rectifier une déclaration erronée, à la condition que l'erreur soit détectée rapidement. Les modifications tardives (plus de trois mois après la déclaration initiale) nécessitent une justification et peuvent déclencher un signalement dans l'historique du salarié. Il est donc crucial de fiabiliser les données en amont plutôt que de corriger après coup.
Cet article est un satellite du guide complet sur les obligations légales de la formation en entreprise. Pour une vue d'ensemble des obligations DRH en 2026 (adaptation au poste, formations obligatoires de sécurité, entretien de parcours professionnel, bilan à huit ans, académie d'entreprise), consultez le guide complet des obligations légales de la formation en entreprise 2026.
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