Le logiciel TMS qui automatise vos sessions de formation

Questions fréquentes

Tout ce que les équipes RH et L&D nous demandent avant de choisir leur logiciel TMS.

• Qu'est-ce qu'un logiciel TMS et que fait-il concrètement ?

  Un TMS (Training Management System) est un logiciel spécialisé dans la gestion administrative et opérationnelle de la formation en entreprise. Il automatise le recueil des besoins, la construction du plan de développement des compétences, la planification des sessions, le suivi budgétaire, la gestion OPCO et le reporting réglementaire.

  Concrètement, un TMS comme Simbel remplace le traditionnel cocktail Excel + emails + outils RH cloisonnés par une plateforme unique où vos équipes pilotent toute la formation, de la collecte des demandes jusqu'à l'export Qualiopi. En savoir plus sur les logiciels de gestion de la formation.

• Comment un TMS automatise-t-il la gestion des sessions externes intra et inter ?

  Les sessions externes intra (un OF intervient pour un groupe entier de votre entreprise, prix global) et inter (vos collaborateurs rejoignent une session ouverte au tarif par participant) ont des logiques très différentes que la plupart des outils généralistes gèrent mal.

  Simbel adapte automatiquement la convocation, la convention, le calcul budgétaire et la prise en charge OPCO à chaque type. Vous lancez une session intra : Simbel génère la convention OF en un clic, suit les présences et déclenche l'attestation. Vous inscrivez 3 collaborateurs sur une session inter : chaque inscription est tracée individuellement avec son coût propre et son OPCO de rattachement.

• Comment Simbel gère-t-il les conventions de formation, attestations et émargements ?

  Les documents administratifs sont générés automatiquement à partir des données de session. Convention de formation pré-remplie pour signature OF (avec champs de personnalisation), feuilles d'émargement digitales (signature collaborateurs en présentiel ou pointage automatique en distanciel), attestations de fin de formation envoyées au participant et stockées dans son dossier.

  Tous ces documents restent accessibles en un clic pour les audits OPCO et Qualiopi. Vos équipes RH ne ressaisissent plus rien : les informations collaborateurs viennent du SIRH, les détails session viennent du planning, le tout fusionne dans le bon template.

• Comment fonctionne le suivi budgétaire et les exports OPCO en temps réel ?

  Chaque session de formation est rattachée à une enveloppe budgétaire (par direction, par métier, par type de financement) et à un OPCO si éligible. Simbel met à jour en temps réel la consommation des enveloppes au fil des inscriptions et des réalisations effectives.

  Côté OPCO, l'export prêt-à-déposer (au format attendu par OPCO EP, AKTO, Atlas, etc.) se génère en un clic avec toutes les pièces justificatives. Les équipes RH gagnent en visibilité, les contrôleurs de gestion ont une vue consolidée à jour, et les dossiers OPCO partent dans les délais sans course de fin de mois. Nos clients constatent en moyenne 20 à 50 pourcent d'économies sur leurs enveloppes de formation grâce à cette visibilité retrouvée.

• Un TMS gère-t-il aussi les habilitations obligatoires CACES, SST et FCO ?

  Oui, c'est l'un des cas d'usage critiques d'un TMS performant. Simbel tient à jour la date d'obtention et la date d'expiration de chaque habilitation par collaborateur (CACES, SST, FCO, habilitations électriques B0/B1V/H0, etc.) et déclenche des alertes proactives quand l'échéance approche, à J-90, J-30 et J-7.

  Vous pouvez planifier directement la session de recyclage depuis l'alerte, sans repasser par un fichier Excel des certifications. Côté managers, ils accèdent à un dashboard de conformité de leur équipe en temps réel, ce qui sécurise la responsabilité juridique de l'entreprise sur les postes à risque.

• Quelle est la différence entre Simbel et un module formation intégré au SIRH ?

  Un module formation SIRH gère le minimum vital : référencement des formations suivies, cocher les présences, exporter une liste pour la paie. Mais sur le pilotage métier (recueil des besoins multi-sources, arbitrage budgétaire par direction, gestion fine des sessions intra/inter, exports OPCO formatés, suivi des habilitations avec alertes, conventions et attestations automatisées), il atteint vite ses limites.

  Simbel s'intègre nativement à votre SIRH (Lucca, Factorial, PeopleSpheres, Sage, Cegid...) pour récupérer les données collaborateurs sans ressaisie, tout en apportant la profondeur fonctionnelle qu'un module SIRH ne peut pas offrir. Vos données restent unifiées, votre métier formation reste outillé sérieusement.

• Comment un TMS facilite-t-il l'audit Qualiopi et la conformité réglementaire ?

  Qualiopi exige des preuves traçables sur 32 indicateurs : analyse des besoins, programme détaillé, modalités d'évaluation, satisfaction stagiaires, suivi des actions correctives, etc. Sans TMS, ces preuves sont éparpillées entre Excel, mails, classeurs et serveurs partagés, ce qui rend l'audit chronophage et stressant.

  Avec Simbel, chaque session porte automatiquement ses pièces : programme attaché, feuille d'émargement signée, questionnaire de satisfaction collecté, attestation de réalisation, retour à chaud des participants. L'auditeur Qualiopi accède en quelques clics aux preuves dont il a besoin, sans que vos équipes RH y passent une semaine de préparation.

• En combien de temps Simbel s'intègre-t-il à mon SIRH ?

  Pour les SIRH avec lesquels nous avons une intégration native (Lucca, Factorial, PeopleSpheres, Sage, Cegid...), la connexion se fait en quelques heures via API : synchronisation automatique des collaborateurs, des managers, des organigrammes et des données de poste, sans aucun fichier à exporter ou maintenir manuellement.

  Pour les SIRH avec lesquels nous n'avons pas encore d'intégration native, nous proposons une connexion via API ou un import structuré, généralement déployé sous une à deux semaines. Demandez une démo pour valider la faisabilité de votre intégration spécifique.