TMS ou LMS : Bien choisir votre outil de formation en ligne

Dans un contexte marqué par la digitalisation de l’apprentissage, les responsables formation sont régulièrement face au défi de choisir parmi une multitude d'outils numériques. Parmi ces solutions, deux se distinguent souvent, mais peuvent également prêter à confusion : les TMS et les LMS.

Si vous vous trouvez à la croisée des chemins entre un TMS (Training Management System) et un LMS (Learning Management System), il est crucial de comprendre les spécificités de ces deux types de plateformes de formation. Dans cet article, nous explorerons le B.A-BA des TMS et LMS afin de vous guider dans le choix qui correspond le mieux aux besoins réels de votre entreprise.

TMS : Gestion administrative et suivi des formations

Un TMS, ou Système de Gestion de la Formation, est une plateforme conçue pour gérer et superviser l'ensemble d'un plan de formation, de A à Z. Du contrôle des budgets au suivi détaillé du déploiement du plan de formation, un TMS prend en charge la gestion administrative de votre programme pédagogique.

Parmi les fonctionnalités clés d'un TMS, citons :

• La planification des créneaux et de la durée des formations ;
• La gestion de la disponibilité des ressources (formateurs, salles, équipements, etc.) ;
• Le contrôle du budget et des coûts de formation ;
• L'alignement des objectifs de formation avec les plans de carrière et les entretiens de fin d'année des collaborateurs ;
• L'analyse et le reporting des données liées aux résultats des actions de formation ;

En utilisant un TMS, vous gagnez du temps tout en centralisant et automatisant la gestion de vos programmes de formation. Il s'agit d'un logiciel orienté vers les aspects administratifs de la formation.

Un TMS peut être particulièrement utile si :

• Votre entreprise comporte au moins 100 collaborateurs ;
• Votre entreprise accueille fréquemment de nouveaux collaborateurs ;
• Vous devez former périodiquement vos collaborateurs sur de nouvelles réglementations ou processus ;
• Vous avez besoin de disposer d’une vision 360 sur votre politique de formation.

LMS : Création et gestion de parcours de formations

Passons maintenant au LMS, ou Système de Gestion de l'Apprentissage. Contrairement au TMS, le LMS est étroitement lié à la création et à la gestion des formations en ligne, ainsi qu'à l'évaluation des compétences des collaborateurs. Cette plateforme permet de créer des cours et de les diffuser aux apprenants, tout en suivant de près leur progression quotidienne.

Les fonctionnalités clés d'un Learning Management System (LMS) incluent généralement :

• La possibilité de créer des formations sous divers formats : e-learning, vidéos pédagogiques, MOOC, SPOC, COOC, classes virtuelles, le tout restant adapté à des usages mobiles ;
• La gamification, avec des formats tels que les quiz, les QCM ou les systèmes de récompenses, pour stimuler l'engagement des apprenants ;
• La création personnalisée de parcours de formation en utilisant les cours comme des "briques" organisables sur différents parcours ;
• L'analyse et le reporting des performances des cours, grâce au suivi du taux de complétion ou du nombre d'apprenants formés ;
• L'évaluation des compétences des collaborateurs formés.

Les avantages d'un LMS sont nombreux, offrant une gestion concrète et performante de la formation continue des apprenants, assurant leur engagement et optimisant continuellement le dispositif de formation.

TMS et LMS : quelles différences ?

Alors, TMS ou LMS ? Le choix dépend de l'utilisation que vous comptez en faire, et cela repose sur les différences entre ces deux plateformes. En résumé, un LMS sera davantage axé sur la performance des formations, tandis qu'un TMS se concentrera sur les aspects administratifs. Ainsi,

• Un LMS propose une offre de contenus en digital learning et permet de gérer cette offre
• Un TMS est dédié à la gestion globale de la politique de formation, en mettant l'accent sur son volet administratif

Un LMS offre une valeur ajoutée significative à l'entreprise en participant à la stratégie d'onboarding, d'engagement collaborateur, de rétention des talents et de différenciation. Des collaborateurs bien formés grâce à un LMS engageant contribuent à rendre l'entreprise plus compétitive et performante.

Il est important de noter que TMS et LMS peuvent être complémentaires au sein d'une même entreprise. De nombreuses plateformes proposent des intégrations permettant de relier ces différents systèmes pour un suivi complet et en temps réel de la formation.

Cas d'utilisation concrets de TMS et LMS

Besoin d'exemples concrets pour orienter votre choix entre LMS et TMS ? Voici trois cas d'usage différents.

Cas 1 : Gestion administrative d'un plan de formation continue avec un TMS

Imaginons une entreprise devant gérer un plan de formation continue pour plus de 100 collaborateurs, réparti sur toute l'année. Dans ce scénario, un TMS serait mis en place pour :

• Identifier les besoins de formation individuels en fonction des plans de carrière des collaborateurs, notamment à partir des entretiens annuels ;
• Établir des plannings de formation en fonction des besoins des collaborateurs en attribuant les salles en fonction de leur capacité et de leur équipement ;
• Enregistrer les présences et absences des collaborateurs aux sessions de formation ;
• Suivre l'avancement du plan de formation.

‍Cas 2 : Création d'un parcours d'onboarding complet avec un LMS

Dans une entreprise, un processus d'onboarding est généralement déployé dès l'arrivée d'une nouvelle recrue et mis à jour en cas de changements dans les processus ou la culture de l'entreprise. Dans ce cas, un LMS sera adapté pour créer un parcours d'onboarding complet, comprenant :

• Une vidéo de présentation générale de l'entreprise et de sa culture par le dirigeant ;
• Des modules de formation e-learning sur les processus spécifiques au poste de la nouvelle recrue ;
• Des vidéos tutoriels sur l'utilisation des logiciels de base de l'entreprise ;
• Des quiz réguliers pour évaluer l'intégration de la culture d'entreprise ;
• La collecte de feedback des apprenants pour évaluer leur satisfaction.

‍Cas 3 : Création et mise à jour d'une formation réglementaire avec un LMS

Dans des secteurs où la réglementation évolue fréquemment, les responsables de formation doivent maintenir à jour leurs parcours pédagogiques. Un LMS basé sur le collaborative learning est particulièrement utile dans ce cas. Il permettrait à l'entreprise de :

• Réaliser une évaluation initiale du niveau des apprenants ;
• Déployer un parcours de formation engageant, mêlant modules e-learning, vidéos pédagogiques et quiz ;
• Effectuer une évaluation finale après quelques semaines pour mesurer la montée en compétences des collaborateurs ;
• Optimiser les modules de formation grâce au collaborative learning, avec les apprenants contribuant à repérer les besoins de mise à jour.

Après avoir exploré ces cas d'utilisation, vous êtes prêt à répondre à la question-clé "LMS ou TMS ?" en optant pour le logiciel de formation le mieux adapté à vos besoins réels.

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