Dès qu'une entreprise décide de former des tiers (clients, distributeurs, franchisés, alternants ou demandeurs d'emploi), elle doit obtenir un numéro de déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS et déposer chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) sur le portail Mon Activité Formation. La démarche est obligatoire dans les trois mois suivant la première convention de formation à un tiers, et le défaut de transmission du BPF entraîne la caducité automatique du NDA.
Ce satellite du guide Créer une académie d'entreprise en 2026 détaille tout ce qu'un Responsable formation ou un dirigeant d'académie d'entreprise doit savoir pour obtenir et maintenir un NDA en 2026 : qui est concerné, comment déclarer, quel calendrier respecter pour le BPF, quelles sanctions en cas de manquement, et comment éviter les erreurs courantes qui fragilisent les organismes de formation internes.
Un organisme de formation interne est une structure rattachée à une entreprise (ou à un groupe) qui dispense des formations professionnelles et qui a déclaré son activité auprès de la DREETS. La déclaration n'est pas un agrément : elle est un acte administratif qui inscrit l'entité dans la liste publique des organismes de formation et lui permet de facturer des prestations de formation à des tiers.
Trois conditions cumulatives définissent l'activité de formation au sens du Code du travail (article L.6313-1) : il doit s'agir d'une action ayant pour objet le développement des compétences (action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience ou action de formation par apprentissage), elle doit être organisée selon un programme préétabli, et elle doit faire l'objet d'une convention ou d'un contrat avec le bénéficiaire.
Toutes les formations délivrées en interne aux salariés d'un même groupe ne nécessitent pas de NDA. Mais dès qu'une seule formation est dispensée à un tiers (un client, un partenaire, un alternant en contrat d'apprentissage avec une autre entité juridique, un franchisé), la déclaration devient obligatoire dans les trois mois.
Le déclencheur de l'obligation est la première convention de formation signée avec un tiers. Cette notion de tiers est large et inclut plusieurs cas de figure que les Responsables formation sous-estiment souvent.
Cas 1 : la formation aux clients. Une entreprise qui forme ses clients à l'usage de ses produits ou services (formations aux outils, aux méthodes, aux techniques propriétaires) entre dans le champ de l'obligation dès que cette formation fait l'objet d'une convention distincte du contrat commercial principal et qu'elle est facturée séparément, ou dès qu'elle est mobilisée par le client sur des fonds publics ou mutualisés.
Cas 2 : la formation aux distributeurs et revendeurs. Les fabricants qui forment les commerciaux de leurs distributeurs aux argumentaires produits ou aux nouveautés techniques tombent dans l'obligation, particulièrement si la formation est facturée ou si les distributeurs souhaitent mobiliser des financements OPCO sur leur quote-part.
Cas 3 : la formation aux franchisés. Une enseigne qui dispense des formations à ses franchisés (formation à l'ouverture, formations métier, formations aux process commerciaux) entre dans l'obligation, le franchisé étant juridiquement une entité tierce. Cette obligation est souvent intégrée au contrat de franchise.
Cas 4 : la formation aux alternants. Si l'académie d'entreprise accueille des alternants en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, et que les conventions sont signées entre l'académie et l'OPCO ou le CFA externe, le NDA est nécessaire pour bénéficier des financements correspondants.
Cas 5 : la formation à des demandeurs d'emploi ou des particuliers. La vente de formations sur fonds CPF (Compte Personnel de Formation) ou sur fonds régionaux/France Travail à des particuliers ou demandeurs d'emploi nécessite obligatoirement un NDA, complété par la certification Qualiopi pour ouvrir les financements.
« Aujourd'hui, l'usage qu'on en a eu, on a formé une population interne. On peut former une population externe puisqu'on a un OF, mais commercialement, on n'est pas très en ordre de bataille pour prospecter à l'externe. Au démarrage de l'OF, on gère nos 800 salariés déjà. On reconstruit tout. Mais au point de départ, c'était la volonté effectivement de commercialiser. »
Florence L., Responsable formation, Cabinet d'audit et de conseil multi-sites
La déclaration d'activité s'effectue exclusivement en ligne sur le portail Mon Activité Formation (MAF) de la DREETS. La démarche se déroule en cinq étapes.
Étape 1 : créer un compte EFP Connect. EFP Connect est le service d'authentification utilisé par MAF. Le compte est nominatif et rattaché au déclarant (personne physique ou dirigeant de la personne morale).
Étape 2 : se connecter à Mon Activité Formation. Une fois le compte EFP Connect activé, le déclarant accède à MAF pour créer une nouvelle déclaration d'activité. Le portail demande les informations administratives de l'entité (raison sociale, SIRET, adresse, dirigeant) et les informations sur l'activité de formation (description, public cible, modalités).
Étape 3 : transmettre les pièces justificatives. Le dossier doit comporter une copie de la première convention de formation signée avec un tiers (élément déclencheur de l'obligation), le programme pédagogique détaillé de la formation, la liste des intervenants avec mention de leurs titres et qualités et de leur lien contractuel avec l'entité, et une copie de la pièce d'identité du déclarant (ou justificatif numérique d'identité certifié par l'État).
Étape 4 : instruction par le service régional de contrôle (SRC). Le service régional de contrôle de la DREETS instruit le dossier dans un délai de trente jours. Si des documents complémentaires sont demandés, le déclarant dispose de douze jours pour les transmettre. Le SRC peut refuser l'enregistrement si les prestations ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle au sens du Code du travail.
Étape 5 : réception du NDA. Le déclarant reçoit son numéro d'enregistrement à onze chiffres, qui doit ensuite figurer sur toutes les conventions, devis, contrats et factures de formation, sous la mention « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro xxx auprès du préfet de région de [...] ». Cette mention ne constitue pas un agrément.
Le délai total entre le dépôt du dossier et la réception du NDA est généralement de un à deux mois. Le déclarant figure ensuite dans la liste publique des organismes de formation, consultable gratuitement en ligne.
Le BPF est l'obligation annuelle qui conditionne le maintien du NDA. Tout OF disposant d'un NDA depuis plus de trois mois et ayant clôturé un premier exercice comptable doit transmettre un BPF, même en l'absence d'activité (déclaration « néant »).
Calendrier 2026. La campagne BPF court du 1er avril au 31 mai 2026 sur le portail Mon Activité Formation. Le BPF couvre l'exercice comptable clos en 2025 (généralement l'année civile 2025 pour la plupart des OF). Le délai a été élargi par rapport aux années précédentes (auparavant fixé au 30 avril), mais reste impératif : un dépôt après le 31 mai 2026 expose à des sanctions.
Formulaire. Le BPF se compose du formulaire Cerfa n°10443*17, dans sa version en vigueur en 2026. Le formulaire est entièrement dématérialisé sur MAF. Il regroupe quatre cadres : informations administratives (cadre A et B avec NDA, SIRET, statut juridique, code NAF 8559A pour la formation continue des adultes), données pédagogiques (cadre F avec nombre de stagiaires formés, volume d'heures de formation, typologie des formations), données financières (cadre C avec produits de la formation par origine, et cadre D avec dépenses de formation), et bilan attestatoire (signature du dirigeant).
Contenu détaillé. Le BPF doit retracer l'intégralité de l'activité de formation professionnelle continue (FPC) de l'OF. Si l'académie exerce d'autres activités (conseil, coaching, recrutement), seule la part formation entre dans le BPF. Les formations en sous-traitance pour le compte d'un autre OF entrent également dans le BPF du sous-traitant. Toutes les sources de financement (entreprises clientes, OPCO, CPF, fonds propres, conventions de financement) doivent figurer.
Sanctions en cas de non-transmission. Le défaut de transmission du BPF entraîne la caducité automatique du NDA, généralement à l'automne suivant la campagne. Les conséquences sont lourdes : disparition de la liste publique des organismes de formation, suspension de la certification Qualiopi le cas échéant, blocage des financements OPCO et CPF, impossibilité de signer de nouvelles conventions de formation. Une régularisation est possible mais prend du temps et crée une discontinuité d'activité préjudiciable. Des amendes administratives peuvent atteindre 4 500 €, et des poursuites pénales sont envisageables dans les cas les plus graves (falsification, fraude).
Trois erreurs reviennent régulièrement dans les BPF des OF internes et académies d'entreprise, et elles peuvent fragiliser la conformité de l'organisme.
Erreur 1 : ne déclarer que les formations CPF ou OPCO. Le BPF couvre toute l'activité de formation professionnelle continue, quelle que soit la source de financement. Les formations payées directement par les entreprises clientes (sans passer par un OPCO), les formations sur fonds propres de l'OF (formations internes facturées en intra-groupe), les formations gratuites doivent toutes figurer.
Erreur 2 : oublier les formations sous-traitées ou dispensées en sous-traitance. Si l'OF interne sous-traite des formations à un autre OF (fait-faire), ces heures entrent dans son BPF côté sous-traitance. Si l'OF interne agit comme sous-traitant pour le compte d'un autre OF, ces heures entrent également dans son BPF. La frontière entre les deux peut être délicate à tracer pour les organismes mixtes.
Erreur 3 : transmettre un BPF « néant » par défaut sans vérifier l'activité réelle. Un BPF « néant » est nécessaire pour les OF n'ayant réalisé aucune formation sur l'exercice. Mais transmettre un BPF « néant » alors que des formations ont été dispensées (même quelques heures à un nouvel embauché compté comme alternant, par exemple) peut être qualifié de fausse déclaration. Inversement, un BPF « néant » répété plusieurs années consécutives entraîne la caducité automatique du NDA à l'automne suivant la déclaration.
La caducité du NDA est l'événement le plus redouté par les OF internes. Elle intervient automatiquement dans deux cas : non-transmission du BPF dans les délais, ou BPF transmis mais ne faisant apparaître aucune activité de formation (BPF « néant » répété ou activité réelle inférieure à un seuil minimal).
Les conséquences de la caducité sont immédiates et étendues. L'organisme disparaît de la liste publique des organismes de formation. Les conventions de formation en cours ne peuvent plus être facturées sur les fonds OPCO ou CPF. La certification Qualiopi est suspendue le cas échéant. Si l'OF a perçu des financements pendant la période de caducité, des redressements peuvent être appliqués.
La réactivation est possible mais nécessite une nouvelle demande d'enregistrement de la déclaration d'activité, instruite à nouveau par le SRC de la DREETS. Le délai d'instruction est identique à celui d'une première déclaration (un à deux mois). Pendant cette période, l'OF ne peut pas signer de nouvelles conventions de formation à des tiers ni percevoir de financements externes.
Pour éviter la caducité, deux pratiques s'imposent : intégrer la transmission du BPF dans le calendrier annuel de l'académie (idéalement avec une saisie progressive tout au long de l'année), et anticiper les périodes de faible activité par une diversification des formations dispensées (alternance, formations clients, formations distributeurs).
Simbel intègre nativement les fonctionnalités spécifiques à la gestion d'un OF interne, depuis la production des documents administratifs jusqu'à la préparation du BPF annuel.
Découvrez comment Simbel sécurise la gestion de votre OF interne et fiabilise votre BPF annuel. 👉 Demander une démo
Combien de temps faut-il pour obtenir un NDA ?
Le délai d'instruction par le service régional de contrôle (SRC) de la DREETS est généralement de un à deux mois après dépôt complet du dossier sur Mon Activité Formation. Si des pièces complémentaires sont demandées, le déclarant dispose de douze jours pour les transmettre. Le délai global entre la première convention de formation à un tiers et la réception du NDA est donc de deux à trois mois en moyenne.
Quelles sont les pièces à fournir pour la déclaration d'activité ?
Le dossier doit comporter une copie de la première convention de formation à un tiers (élément déclencheur de l'obligation), le programme pédagogique détaillé incluant le contenu, l'organisation et les moyens pédagogiques mobilisés, la liste des intervenants avec mention de leurs titres et qualités et de leur lien contractuel avec l'entité, et une copie de la pièce d'identité du déclarant ou un justificatif numérique d'identité certifié par l'État.
Le NDA est-il un agrément ou une certification ?
Non. Le NDA est uniquement un acte administratif d'enregistrement qui inscrit l'entité dans la liste publique des organismes de formation. Il n'atteste ni de la qualité des formations dispensées, ni d'une accréditation. Pour accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, Agefiph, Régions), une certification Qualiopi distincte est nécessaire en complément du NDA.
Que se passe-t-il si on dépose le BPF en retard ?
Un dépôt après le 31 mai 2026 expose à plusieurs sanctions : alerte du service régional de contrôle, risque de caducité automatique du NDA à l'automne suivant, blocage des financements OPCO et CPF, suspension de Qualiopi le cas échéant. Une régularisation tardive est possible mais doit faire l'objet d'une demande motivée auprès du SRC. En cas de manquement répété, des amendes administratives jusqu'à 4 500 € peuvent s'appliquer.
Faut-il transmettre un BPF même si l'OF n'a réalisé aucune formation ?
Oui. Le BPF est obligatoire pour tout OF disposant d'un NDA, même en l'absence d'activité. Il faut alors cocher la case « néant » sur la plateforme Mon Activité Formation. L'absence de transmission, même pour un exercice sans activité, entraîne la caducité automatique du NDA. Toutefois, un BPF « néant » répété plusieurs années consécutives déclenche également la caducité du NDA à l'automne qui suit la déclaration.
Une PME doit-elle déclarer un OF interne pour former ses propres salariés ?
Non. La déclaration d'activité n'est obligatoire que pour les organismes qui forment des tiers. Une PME qui forme uniquement ses propres salariés, sans facturation à un tiers et sans mobilisation de financements OPCO ou CPF, n'a pas besoin de NDA. Elle reste dans le cadre de l'obligation d'adaptation au poste de l'article L.6321-1 du Code du travail.
Le NDA est-il transférable en cas de changement de raison sociale ou de SIRET ?
Non. Le NDA est rattaché à une entité juridique précise, identifiée par son SIRET. Tout changement substantiel (fusion, scission, changement de raison sociale, changement de SIRET) nécessite une mise à jour de la déclaration auprès du SRC de la DREETS, voire une nouvelle déclaration selon la nature du changement. Cette démarche doit être anticipée pour éviter une rupture d'activité.
Cet article est un satellite du guide complet sur l'académie d'entreprise en 2026. Pour les enjeux de certification qualité, voir le satellite Qualiopi pour OF interne et académie d'entreprise. Pour la stratégie d'ouverture aux tiers, voir le satellite Ouvrir son académie aux tiers. Pour le choix d'un logiciel adapté, voir le satellite Logiciel académie d'entreprise : critères de choix TMS LMS.
La solution tout-en-un pour gérer la formation de vos équipes
© 2026 Simbel. Tous droits réservés.
